홍보 담당자에게 중요한 능력 중 하나는 할 일을 잘 관리하는 것입니다. 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 업무를 하다 보면 제한된 시간 안에 다양한 업무에 대한 계획을 세우기도 어렵고, 계획을 세웠더라도 갑자기 기자에게 문의가 오거나 계획에 없던 업무를 맡게 될 때도 있습니다. 그럴수록 중심을 잘 잡고 차근차근 일을 처리해 나가는 것이 중요합니다.

오늘은 홍보 담당자를 위한 업무 정리 방법 4가지를 소개합니다.

1. 업무의 우선순위를 정한 뒤 하나씩 처리하기

여러 가지 할 일이 머릿속에 정리가 안 되는 상황이 오면 우리의 뇌는 과부하가 걸리게 됩니다. 오늘 할 일을 기록하고 업무의 우선순위를 정한다면 무엇을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이고 불필요한 에너지 소모를 줄일 수 있습니다.

우선순위를 정한 뒤에는 그 순서에 따라 한 번에 한 가지 일에 집중하도록 합니다. 하루 동안 반드시 해야 할 일에 집중할 수 있게 됩니다.

2. 폴더 및 파일 정리

여러 프로젝트를 진행하는 홍보 담당자는 시간이 흐를수록 엄청난 양의 파일이 컴퓨터에 쌓이게 됩니다. 행사를 한번 다녀와도 수십장에서 수백 장의 사진과 동영상이 쌓이게 됩니다.

결국 점점 쌓여가는 파일을 어떻게 효율적으로 관리하느냐가 업무 정리를 잘하는 노하우가 됩니다.

규모가 큰 기업은 업무 효율과 인수인계를 더욱더 쉽게 하도록 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우가 있습니다. 만약 서식이 따로 정해져 있지 않다면 자신만의 규칙을 정해 정리해 놓는 것이 좋습니다.

폴더와 파일은 연도별, 우선순위, 작성날짜 기준으로 정렬해 놓으면 편리합니다.

이렇게 정리하면 작업한 날짜별로 폴더와 파일이 정리되기 때문에 쉽게 내가 원하는 자료를 찾을 수 있습니다.

3. 일정 관리

우선순위를 정하여 할 일을 파악했다면 스케줄과 마감일을 정하는 것이 좋습니다. 일정표와 마감일이 없이 일하면 진행 속도가 느려질 수 있습니다. 또한 마감일을 정하면 제한된 시간 안에 최대한 효율적으로 일을 할 수 있는 방법을 터득하게 됩니다.

일정표는 기간별로 여러 가지를 짜는 것이 좋습니다. 3개월, 주, 일 단위 계획표를 만듭니다. 각 업무의 소요 시간을 예상에 적절히 시간을 분배하되 예상 밖의 요소가 생길 수 이도 있음므로 약간의 여유를 둡니다.

4. 프로젝트 관리 툴 이용하기

프로젝트 관리 툴을 이용하면 다양한 업무와 스케줄을 편리하게 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 앱은 업무를 시각화해서 보여주기 때문에 나에게 할당된 업무량과 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

대표적인 프로젝트 관리 툴은 아사나, 테스크월드, 라이크, 플로우 등이 있습니다. 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 ‘’에서 확인할 수 있습니다.

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유능한 홍보 담당자가 되기 위해서는 작문 능력, 시간 관리 능력, 소셜 미디어 활용 능력 등 여러 자질이 필요합니다. 오늘은 홍보 업무에 중요한 자질이 무엇인지 알아보겠습니다.

1. 작문 능력

보도자료, 기획기사, 인터뷰 기사, 기고, 기사 제안 이메일, 사보, SNS 게시물 등 매일 글을 쓰는 홍보 담당자에게 가장 필요한 자질은 글쓰기 능력입니다.

회사가 전하고자 하는 메시지, 신상품의 핵심적인 기능을 매끄럽게 정리해서 글로 잘 표현할 줄 알아야 합니다.

그중에서도 보도자료와 기획 기사는 기자와 편집국 간부를 거쳐 보도되기 때문에 뉴스 가치가 높고 설득력 있는 글을 쓰는 것이 중요합니다.

블로그 포스트와 같은 소셜 미디어 게시글은 직접 고객에게 전달하는 글입니다. 고객의 관심과 흥미를 끌도록 고객의 관점에서 글을 쓰는 능력이 필요합니다.

글쓰기 능력을 높이기 위해서는 신문을 매일 읽는 것이 좋습니다. 를 따라 써보는 것도 도움이 됩니다.

2. 소셜 미디어 활용 능력

홍보 담당자는 현재 인기 있는 소셜 미디어 플랫폼에 대해 잘 알고 있어야 합니다.

페이스북, 인스타그램, 유튜브, 카카오톡, 카카오스토리, 트위터, 밴드 등 각각의 소셜 미디어 플랫폼은 소통방식과 공유하는 메시지 형식이 모두 다릅니다. 플랫폼별 각기 다른 전략을 세우는 것이 바람직합니다.

유능한 홍보 담당자는 각각의 소셜 미디어 플랫폼의 기능을 최대한 활용하여 메시지를 효과적으로 전할 수 있는 사람입니다.

소셜 미디어에 대한 뉴스를 구독하면서 새롭게 출시한 기능에 관심을 두는 것이 좋습니다. 인스타그램이 발표한 보도자료는 에서 확인할 수 있습니다.

3. 끊임없이 공부하는 자세

홍보 담당자는 기자, 업계 전문가, 사내 직원 등 여러 사람과 협력할 일이 많습니다. 홍보 담당자는 여러 사람과의 관계에서 신뢰를 유지하는 것이 매우 중요합니다.

정보력이 강하고 최신 트렌드나 사회경제적 동향, 요즘 유행하는 것들을 잘 알고 있는 사람은 신뢰가 갑니다.

담당 분야의 업계, 시장 트렌드에 대해 항상 연구하고, 담당 브랜드에 대해서는 누구보다 잘 아는 전문가가 되어야 합니다. 미팅이 있을 때 인터넷이나 신문으로 정보를 찾아보고 준비하는 것이 좋습니다.

4. 시간 관리 능력

홍보 담당자는 여러 개의 프로젝트를 동시에 관리하는 경우가 많습니다. 특히 홍보 대행사 AE(Account Executive)는 적게는 1개에서부터 많게는 4~5개 고객사의 홍보를 담당하기도 합니다.

여러 프로젝트를 진행하며 실수를 줄이기 위해서는 프로젝트별 마감 시간을 정하고 우선순위를 잘 매기는 것이 중요합니다. 또한 빠르게 업무를 진행해야 하므로 꼼꼼한 문서 작성 능력과 정리 능력도 필요합니다.

5. 글로벌 마인드

국내 기업이 해외로 비즈니스를 확장하는 경우가 많아지면서 도 많아졌습니다.

홍보 담당자는 글로벌 마인드를 갖는 것이 중요합니다. 글로벌 마인드 함양은 여러 문화의 사람들이 똑같은 방식으로 생각하는 것은 아니라는 것을 이해하는 것에서부터 시작합니다. 우리나라에서 효과적인 홍보 메시지가 해외에서는 효과적이지 않을 수 있습니다.

유능한 홍보 담당자는 이러한 문화간 차이점을 잘 알고, 여러 언어로 기업의 메시지를 효과적으로 전달할 줄 알아야 합니다. 글로벌 문화와 매너 관련 서적을 읽는 것이 여러 문화를 이해하는 데 도움이 됩니다.

6. 창의적인 사고 능력

창의적인 사고 능력은 단순히 지식과 정보를 전하는 것이 아니라 같은 정보에서 새로운 무엇을 발견할 수 있는 능력입니다.

홍보 담당자는 내가 홍보하는 상품을 다양한 각도에서 바라보며 새로운 기삿거리를 찾아야 합니다. 새로운 아이디어를 개발하고 홍보활동에 다양하게 적용하는 능력이 필요합니다.

창의력을 기르는 방법의 하나는 다양한 홍보 마케팅 사례를 보는 것입니다. 다양한 사례를 접해 지식을 습득해놓으면 좀 더 많은 아이디어를 떠올릴 수 있어 창의력 데도 도움이 되기 때문입니다.

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