홍보 담당자에게 중요한 능력 중 하나는 할 일을 잘 관리하는 것입니다. 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 업무를 하다 보면 제한된 시간 안에 다양한 업무에 대한 계획을 세우기도 어렵고, 계획을 세웠더라도 갑자기 기자에게 문의가 오거나 계획에 없던 업무를 맡게 될 때도 있습니다. 그럴수록 중심을 잘 잡고 차근차근 일을 처리해 나가는 것이 중요합니다.

오늘은 홍보 담당자를 위한 업무 정리 방법 4가지를 소개합니다.

1. 업무의 우선순위를 정한 뒤 하나씩 처리하기

여러 가지 할 일이 머릿속에 정리가 안 되는 상황이 오면 우리의 뇌는 과부하가 걸리게 됩니다. 오늘 할 일을 기록하고 업무의 우선순위를 정한다면 무엇을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이고 불필요한 에너지 소모를 줄일 수 있습니다.

우선순위를 정한 뒤에는 그 순서에 따라 한 번에 한 가지 일에 집중하도록 합니다. 하루 동안 반드시 해야 할 일에 집중할 수 있게 됩니다.

2. 폴더 및 파일 정리

여러 프로젝트를 진행하는 홍보 담당자는 시간이 흐를수록 엄청난 양의 파일이 컴퓨터에 쌓이게 됩니다. 행사를 한번 다녀와도 수십장에서 수백 장의 사진과 동영상이 쌓이게 됩니다.

결국 점점 쌓여가는 파일을 어떻게 효율적으로 관리하느냐가 업무 정리를 잘하는 노하우가 됩니다.

규모가 큰 기업은 업무 효율과 인수인계를 더욱더 쉽게 하도록 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우가 있습니다. 만약 서식이 따로 정해져 있지 않다면 자신만의 규칙을 정해 정리해 놓는 것이 좋습니다.

폴더와 파일은 연도별, 우선순위, 작성날짜 기준으로 정렬해 놓으면 편리합니다.

이렇게 정리하면 작업한 날짜별로 폴더와 파일이 정리되기 때문에 쉽게 내가 원하는 자료를 찾을 수 있습니다.

3. 일정 관리

우선순위를 정하여 할 일을 파악했다면 스케줄과 마감일을 정하는 것이 좋습니다. 일정표와 마감일이 없이 일하면 진행 속도가 느려질 수 있습니다. 또한 마감일을 정하면 제한된 시간 안에 최대한 효율적으로 일을 할 수 있는 방법을 터득하게 됩니다.

일정표는 기간별로 여러 가지를 짜는 것이 좋습니다. 3개월, 주, 일 단위 계획표를 만듭니다. 각 업무의 소요 시간을 예상에 적절히 시간을 분배하되 예상 밖의 요소가 생길 수 이도 있음므로 약간의 여유를 둡니다.

4. 프로젝트 관리 툴 이용하기

프로젝트 관리 툴을 이용하면 다양한 업무와 스케줄을 편리하게 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 앱은 업무를 시각화해서 보여주기 때문에 나에게 할당된 업무량과 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

대표적인 프로젝트 관리 툴은 아사나, 테스크월드, 라이크, 플로우 등이 있습니다. 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 ‘생산성 높이는 프로젝트 관리 툴 5가지’에서 확인할 수 있습니다.

The post 홍보 담당자를 위한 업무 정리 방법 4가지 appeared first on 홍보의 모든 것.

미국 취업사이트 커리어캐스트(Careercast)는 2019년 스트레스가 가장 많은 직업 10개를 선정했습니다.

그중 홍보담당자가 가장 스트레스를 많이 받는 직업 8위를 차지했습니다.

홍보담당자는 미디어, 기자, 인플루언서 등이 회사에 우호적인 콘텐츠를 생산하도록 설득하고 도와주어야 합니다. 보도자료 작성과 기자 관계 관리 외에도 홍보담당자는 변화하는 트렌드와 여론에 대해 끊임없이 조사하고 귀를 기울여야 하며 항상 새로운 아이디어를 제시해야 합니다.

또한 미디어와 여론의 변화를 누구보다 먼저 파악하고 위기 발생 시 신속히 대처해야 하며, 내외부 고객과 커뮤니케이션을 총괄하고 있습니다.

오늘은 홍보담당자가 업무 스트레스를 해결하는 6가지 방법을 소개합니다.

1. 밀린 일은 종이에 적어본다

여러 일로 머리가 복잡하고 스트레스가 쌓일 때는 그 요소들을 종이에 하나하나 적어봅니다. 머릿속에 복잡하게 자리 잡았던 일들을 적어 놓고 눈으로 확인하는 것만으로도 생각이 정리될 것입니다.

만약 스트레스 요소를 적는 것만으로 해소가 되지 않을 때는 항목 옆에 표시해보는 것도 도움이 됩니다. 자신이 해결할 수 있는 일에는 O 표시를 하고 그렇지 않은 일에는 X 표시를 합니다. 그리고 해결하지 못하는 문제들은 머릿속에서 지우는 연습을 해봅니다. 스트레스가 쌓일 때 이 종이를 꺼내 읽어보면 스트레스가 풀릴 것입니다.

2. 일정에 따라 이메일을 확인하고 처리한다

대부분의 홍보담당자는 수시로 이메일을 확인합니다. 이메일로 들어오는 일들을 그때그때 처리하다 보면 정작 중요한 업무를 처리하지 못할 수 있습니다.

일과 중에 이메일을 확인하는 시간을 정해보세요. 이 시간은 일별 또는 주별로 바뀔 수 있습니다. 요점은 이메일을 처리하는 시간에 체계를 부여하는 것입니다. 이를 통해 생산성을 높일 수 있고 장기적인 관점에서 업무를 처리할 수 있는 여유를 갖게 됩니다.

3. 중요한 일은 제일 먼저 처리한다

해야 할 일이 쌓였을 때는 우선순위를 정해서 꼭 해결해야 하는 중요한 일부터 먼저 처리합니다. 중요하지 않은 일들을 먼저 해결하면서 정작 중요한 일은 아직 해결하지 못하고 있다는 생각이 들 때 스트레스가 더 심해질 수 있습니다. 중요한 일부터 해결하고 나면 스트레스가 줄어들 것입니다.

4. 휴식 시간에 좋아하는 음악을 듣거나 명상을 한다

스트레스를 받는 것보다 더 큰 문제는 스트레스를 그냥 방치하는 것입니다. 스트레스가 쌓이는 것을 예방하는 방법은 업무 시간 중간중간 휴식을 취하는 것입니다.

휴식 시간마다 좋아하는 음악을 들으면 스트레스 해소에 큰 도움이 됩니다. 또한 명상하는 것도 좋습니다. 명상은 스트레스를 줄이고 강한 의지력과 판단력을 갖게 합니다.

읽기 부담 없는 책을 가지고 다니며 틈틈이 읽는 것도 마음의 안정을 찾는 좋은 방법입니다. 휴식은 피로가 쌓이는 것을 막아주며 생산성과 능률을 높여주는 효과가 있습니다.

5. 큰 업무는 잘게 나눈다

커다란 프로젝트를 한 번에 처리하려는 생각은 좋지 않습니다. 7시간이 걸리는 일이라면 일을 1시간 단위로 나누고 나눈 일마다 목표를 설정해보세요.

잘게 나누어 그 목표들을 수행하다 보면 업무를 더욱 구체적으로 파악할 수 있는 것은 물론, 최종 프로젝트의 완성도도 높아질 것입니다.

또한 잘게 나누어진 목표는 일을 실행하는 본인에게도 무엇인가를 이루고 있다는 성취감을 북돋아 주는 데에도 효과가 있습니다.

6. 긍정적으로 생각한다

긍정적인 생각을 하는 것은 스트레스를 줄이는 데 큰 도움이 됩니다. 부정적인 생각으로 하루를 시작하는 사람은 일하면서도 좋은 결과를 기대하기 어렵습니다. 아침에 눈을 뜰 때부터 즐거운 마음을 갖도록 해보세요. 그러면 호르몬의 분비를 촉진해 마음이 밝아지고 몸도 가벼워지며 스트레스를 받지 않게 됩니다.

‘다 잘 될 거야’, ‘오늘도 멋진 하루가 될 거야’, ‘지금 걱정해서 해결되지 않는 것이라면 잊자’, 등 긍정적인 말들을 시간이 날 때마다 스스로에게 되뇌어보세요. 마음이 평안해질 것입니다.

The post 업무 스트레스를 해결하는 6가지 방법 appeared first on 홍보의 모든 것.