홍보 마케팅 담당자는 설명회, 기념식, 컨퍼런스, 봉사 활동, 기자간담회, 페스티벌 등 다양한 행사를 열 기회가 많습니다. 행사를 연다면 행사 전후에 를 발표해 참가자를 모집하고 행사를 알리는 것이 중요합니다.

또한 행사에 참여하는 기업은 반드시 언론 홍보를 병행할 것을 권합니다. 다양한 군중이 모이는 행사는 언론에서 관심을 두고 보도합니다.

오늘은 행사 보도자료 작성 방법과 행사 보도자료 배포 3가지 타이밍을 소개합니다.

행사 보도자료 포함요소

– 행사 로고
– 보도자료 배포 날짜
– 언론 연락처
– 행사 진행 날짜 및 시간
– 행사 장소
– 행사 포스터 혹은 사진
– 행사 웹사이트

행사 보도자료에는 위와 같은 요소가 포함되어야 합니다. 가능하면 행사 보도자료의 언론 연락처에는 문의에 대응할 담당자 2명 이상의 연락처를 넣는 것이 좋습니다. 행사 기간에는 바빠 한 사람이 문의에 대응이 어렵거나 늦어질 수 있기 때문입니다.

보도자료 제목

보도자료 제목은 대부분 사람들이 가장 먼저 읽는 자료입니다. 제목과 소제목만 봐도 행사 일정과 개요 및 이점이 무엇인지 직관적으로 알아볼 수 있도록 작성해야 합니다. 제목은 문어체보다는 구어체가 좋습니다. 행정용어, 전문용어는 쉬운 단어로 풀어쓰는 것이 바람직합니다. 또한 능동형으로 써야 합니다. 능동태로 작성한 제목은 더 간결하고 직접적이며 생기있고 힘차게 느껴집니다.

보도자료 본문

행사 개최 보도자료 배포의 목적은 참가 유도입니다. 행사 보도자료의 영향력은 사전 예약이나 당일 참가 현황으로 파악할 수 있습니다. 행사에 참여하면 어떤 이익을 얻을 수 있는지, 행사에 빠지면 안 되는 이유를 포함해 읽는 이의 마음을 움직일 수 있어야 합니다. 행사 보도자료는 행사를 가능한 한 명확하고 간결하게 설명하는 것이 좋습니다.

또한 보도자료의 첫 리드문은 뉴스 기사의 기본 구성 요소인 육하원칙에 빠진 것이 없어야 합니다. 육하원칙은 어떤 방법보다 자세하게 설명할 수 있고, 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 도와주기 때문입니다.

또한 행사 보도자료는 참가자들에게는 가이드가 되고, 언론사 기자들에게는 기사 작성을 위한 참고 자료가 됩니다. 따라서 행사 일정과 정보를 최대한 자세하게 작성하는 것이 중요합니다. 행사에서 참여할 수 있는 이벤트는 무엇인지, 스폰서, 행사 부스, 야외활동 등에 대한 전반적인 가이드를 제공해야 합니다. 또한 기자들을 위해서는 프레스킷 링크나 웹사이트 링크, 언론 연락처를 넣어 행사에 대해 궁금한 점이 있을 때 자세한 정보를 얻을 수 있도록 해야 합니다.

행사를 소개할 때는 행사 참가자들이 어떤 얘기를 나누고 싶어 할지에 관점을 맞혀 쓰는 것이 좋습니다. 또한 지나치게 많은 형용사는 쓰지 않는 것이 좋으며 객관성이 느껴지도록 써야 합니다.

보도자료 배포 3가지 타이밍

행사 주최자는 행사 이전, 중간, 이후 등 세 번의 시기로 나누어 보도자료를 발표할 수 있습니다. 보도자료는 신문, 지역 라디오 및 TV, 전문지, 지역 신문에서 해당 분야 행사 담당 기자에게 보도자료를 보내면 됩니다. 담당 기자를 모를 경우에는 를 이용하면 담당 기자를 찾아 보도자료를 배포하고 뉴스 클리핑 결과를 스크랩해 결과 보고서로 제공합니다.

1. 행사 시작 7-10일 전

행사가 열리기 적어도 7-10일 전에는 보도자료를 배포하여 행사를 소개하는 것이 좋습니다. 온라인에서 정보가 잘 검색되는 것이 행사 참여 결정에 큰 영향을 미치기 때문입니다.

일반적으로 보도자료를 배포하기 좋은 시기는 행사 시작 일주일부터 10일 전입니다. 너무 일찍 배포하면 잊힐 수 있고, 너무 늦게 배포하면 일정이 겹쳐 참석하지 못할 수도 있습니다. 또한 기자와 편집자가 기사 작성을 위해 충분한 시간을 갖지 못할 수도 있습니다.

2. 행사 당일

행사가 시작한 당일 오전, 참가자들에 리마인드가 되도록 행사 시작을 알리는 보도자료를 배포하는 것이 좋습니다. 오늘 행사에서 진행할 일정 소개에 초점을 두어 보도자료를 작성하면 됩니다.

3. 행사 종료 후

행사가 끝난 후에는 행사에 누가 참여했고 어떤 결과가 있었는지 상세히 설명한 보도자료를 배포해야 합니다. 이 보도자료는 행사의 성공과 실적을 알리는 자료이므로 빼놓지 않고 배포하는 것이 좋습니다.

행사 보도자료 모범 사례

아래는 뉴스와이어를 통해 여러 기업이 발표한 를 모범 사례입니다. 참고하면 좋은 보도자료를 작성하는 데 도움이 됩니다.

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는 기존의 보도자료 틀을 조금 변형한 형태이기 때문에 비교적 작성하기 쉬운 자료에 속한다. 좋은 행사 보도자료는 간결하지만 명확하고 읽기에도 재미있는 뉴스 소재이다. 아래에 행사 보도자료 작성 팁 10가지를 소개한다.

1. 독자가 참여하고 싶게 만드는 보도자료를 작성해야

행사 개최 보도자료 배포의 목적은 참가 유도라는 것을 잊지 말아야 한다. 행사 보도자료의 영향력은 사전 예약이나 당일 참가 현황으로 파악할 수 있다. 행사에 참여하는 어떤 이익을 얻을 수 있는지, 행사에 빠지면 안되는 이유를 포함해 읽는이의 마음을 움직일 수 있어야 한다.

2. 제목은 한 줄로 행사를 요약해야

같은 날 개최하는 행사는 많다. 그 많은 행사 중에서 돋보이기 위해서는 보도자료의 제목과 소제목만 봐도 행사 일정과 개요 및 이점이 무엇인지 직관적으로 알아볼 수 있도록 작성해야 한다. 이 행사가 그날의 다른 행사에 비해 어떤 점이 특별하고 어필할 수 있는 제목을 달아 눈길을 끄는 것이 중요하다.
제목의 형태는 크게 두가지로 나눌 수 있다. 한가지는 대제목을 ~하는 ‘OO행사’ 개최로 작성한 후, 소제목에 행사의 핵심 설명과 날짜, 장소 등의 필요한 정보를 담는 방법이다.

(사례)
(사례)

또 한가지는, “~하고 OO하세요” 형태로 작성하는 방법이다. 행사에 참여함으로써 얻을 수 있는 혜택을 알기 쉽게 풀어낸 것으로, OO에는 혜택을 설명하면 된다. 이런 형태의 제목은 가격할인 프로모션이나 에 흔히 적용된다.

좀더 자세히 제목 작성 요령에 대해 알고 싶다면 를 참고하면 된다.

(사례)

3. 보도자료 제목에 키워드를 넣어야

좋은  제목은 효과적인 온라인 마케팅 툴로 활용할 수 있다. 온라인 매체에 행사 보도자료를 배포할 예정이라면, 검색엔진최적화를 고려해야 한다. 검색 비중이 높은 키워드를 제목에 반드시 포함시켜 검색 마케팅 효과를 볼 수 있다면 일석이조다. 또한 본문의 앞부분에 검색 키워드를 삽입하면 검색 결과에서 상위에 노출될 수 있다. 더 자세히 검색엔진 최적화 방법을 알고 싶다면 을 읽어보면 좋다.

4. 첫번째 문단이 중요하다

행사에 대한 기본적인 정보를 첫번째 문단에 모두 설명해야 한다. 5~6페이지를 다 읽어야만 행사장의 위치와 날짜, 시간을 파악할 수 있다면 누가 자료를 읽고, 또 행사를 참가하겠는가. 누가 참석하고 , 어디서 하는지, 어떻게 참가 신청을하는지, 언제 하는지 등의 개요를 보도자료 첫 문단에 모두 포함하라.

5. 6하원칙에 빠진 것이 없는지 점검하라

그렇다면 첫번째 단락은 어떻게하면 잘 쓸 수 있는가. 와 뉴스 기사는 기본 구성 요소인 6하원칙에 빠진 것이 없어야 한다. 육하원칙은 어떤 방법보다 자세하게 설명할 수 있고, 읽는 사람이 쉽게 이해할 수 있도록 도와주기 때문이다. 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 왜, 어떻게의 정보를 포함하면 첫단락은 완성된다.

6. 두번째 문단은 행사소개와 개최 목적을 풀어서 설명하라

의 첫번째 문단이 완성됐다면, 두번째 문단은 행사에 대한 정보를 조금 더 풀어서 자세하게 설명하거나, 개최 배경을 설명하는 단락이다. 행사의 컨셉, 혜택, 배경, 목적, 참가 대상 등을 포함하면 된다. 시작하는 형식은 주로 다음과 같다.

(두번째 문단 사례)
(두번째 문단 사례)

7. 초대강연자나 기조연설자에 대한 설명을 강조해라

만약 개최하는 행사에 특별 초청 게스트, 공연, 엔터테인먼트가 있다면 보도자료에 해당 내용을 포함시킨다면 보도자료의 영향력을 확대할 수 있다.

8. 초청장과는 다르다는 것을 명심해라

행사 일정을 그대로 나열하면 초청장과 다를게 없다. 는 초청장이 아니다. 관련 업계의 다양한 이슈와 개최 목적, 업계 동향 등을 포괄적으로 담으며, 핵심 일정을 뉴스 형식으로 간략하게 설명해야 한다. 행사의 자세한 시간대별 일정표는 보도자료 하단에 따로 정리해 배포하는 것이 좋다.

9. 피칭하고자 하는 매체의 행사 보도자료 틀이 정해져 있는지 파악해라

공연이나 행사 소식은 텍스트 형식의 기사로만 소개되는 게 아니라는 점을 명심해라. 만약 한 매체를 대상으로 를 작성할 예정이라면, 가이드라인이나 제한이 있는지 확인해야 한다. 행사 소개의 경우, 매체에 따라 글자수, 형식 등이 정해져 있거나 캘린더 형식으로 간략하게 나올 수도 있기 때문이다.

10. 행사 개최 7일 전에는 배포하는 것이 좋다

를 작성했다면, 배포할 단계이다. 일반적으로 행사 개최 시기 일주일 전에는 보도자료를 배포하는 것이 좋다. 너무 일찍 배포하면 잊혀질 수 있고, 너무 늦게 배포하면 참가를 포기하게 만들기 때문이다. 기자간담회 행사의 경우 참석하지 못하는 기자들을 위해 행사 당일 오전(오전 행사일 경우), 행사 직후(오후 행사) 배포한다. 일반인이나 기업인을 위한 행사는 주간지나 일간지 주말 섹션에 단신으로 많이 등장한다. 타겟으로 하는 매체의 마감기한에 맞춰 행사 기사가 게재될 수 있도록 하자.

뉴스와이어에는 행사 카테고리의 보도자료만 따로 볼 수 있는 섹션이 있다. 다른 기업들은 어떻게 행사 보도자료를 작성했는지 참고해서 보도자료를 작성해 보자.

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