실제로 보도자료를 보내도 기사화되지 않는 경우는 꽤 있습니다. 기자들은 보통 하루에도 수십 개의 보도자료를 받습니다. 보도자료를 아무리 보내도 보도가 안 되는 것은 기자의 눈길을 끄는 내용이 없거나 형식을 맞추지 않았기 때문입니다. 높은 뉴스 가치를 가지면서도 잘 쓴 보도자료가 정확히 담당 기자에게 전달됐을 때에는 반드시 기사화됩니다.

그렇다면 기자의 관심을 끄는 보도자료는 어떻게 써야 할까요? 기자에게 보도자료를 보내기 전 확인해야 할 8가지 요소를 소개합니다.

1. 정확한 맞춤법

기자는 오탈자가 눈에 띄고 맞춤법이 틀린 보도자료를 보면 수준 낮고  성의가 없는 보도자료로 간주하고 보도를 하지 않는 경우가 많습니다.  보도자료를 배포하기 전, 맞춤법과 문법을 꼼꼼히 확인하고 알기 쉬운 단어를 사용하여 보도자료를 작성해야 합니다.

보도자료를 작성한 뒤 바로 검토하기보다는 시차를 두고 검토할 것을 권합니다. 하루가 지난 뒤 보도자료를 읽어보면 실수를 찾기 더 쉬워집니다. 또한 동료에게 검토를 요청하는 것도 좋습니다.

맞춤법 검사 툴을 활용하는 것도 실수를 줄일 수 있는 좋은 방법의 하나입니다. 뉴스와이어 보도자료 등록 페이지에 있는 온라인 맞춤법 검사기를 사용하면 문법 및 맞춤법 오류를 좀 더 찾기 쉽습니다. 는 정확도가 높아 기자들이 많이 사용하고 있습니다. 이 밖에도 에서 발간하는 연구 보고서를 참고하거나, 온라인 뉴스레터 ‘’를 참고하는 것도 보도자료 작성에 도움이 됩니다.

2. 명확한 리드문

보도자료의 첫 번째 문장인 ‘리드문’은 보도자료를 대표하는 문장입니다. 기자들은 보도자료를 받으면 우선 자료의 제목을 보고 읽을지 말지를 결정합니다. 제목이 어느 정도 흥미를 끌었다면, 그 후에는 보도자료의 첫 문단인 리드문을 읽고 본문을 계속 읽을지 결정합니다. 따라서 보도자료에서 리드문은 제목 다음으로 가장 중요합니다.

리드문은 보도자료에서 말하고자 하는 중요한 요점들을 추출해 짧고 명료하게 담아내야 합니다. 이를 위해서는 본문의 내용을 함축하여 설명할 수 있도록 육하원칙에 따라 구성되어야 하며, 읽는 이의 관심을 사로잡을 수 있는 신선한 문장으로 시작해야 합니다.

보도자료 리드문 작성에 대한 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 글 을 참고 하기 바랍니다.

3. 역피라미드 형식

기자들은 메일이나 자료를 받으면 보통 첫 문장이나 리드 문단만 읽고 나머지는 대충 훑어보는 경우가 많습니다. 미국의 한 홍보대행업체의 조사결과에 따르면 기자가 각 보도자료당 소비하는 시간은 1분 내외로 짧습니다.

따라서 짧은 시간 안에 전하고자 하는 메시지를 모두 전해야 합니다. 첫 번째 단락 또는 두 번째 단락에서 흥미를 끌지 못하면 기자는 더는 보도자료를 읽지 않습니다.

리드문 다음의 나머지 문단들은 첫 문단에 대한 부연 설명을 하는 문단이라고 생각하면 됩니다. 중요한 내용은 앞으로 끄집어내 역삼각형 구조로 작성해야 합니다. 보도자료에서 말하는 중요한 내용이란 독자가 궁금해하는 순서를 의미합니다.

뉴스와이어가 추천하는 을 읽어보고 신문사 뉴스도 참고하면 사실에 근거하여 신뢰감을 주는 보도자료를 작성할 수 있습니다. 뉴스는 신상품, 사업계획 발표, 행사 등 주제에 따라 일반적인 형식이 있습니다. 의 에 가서 주제별로 보도자료 스타일을 살펴보고, 같은 주제의 다른 보도자료를 참고해 보도자료를 작성해 보면 도움이 됩니다.

4. 신뢰감을 주는 인용구

보도자료에 포함된 대표이사의 코멘트 같은 인용구는 기자가 임의로 수정할 수 없기 때문에 기업이 알리고자 하는 핵심 메시지를 효과적으로 전달할 수 있는 방법의 하나입니다.

한 보도자료당 최대 2개의 인용구를 포함하는 것이 가장 적당합니다. 첫 번째 인용구가 대표이사(CEO)의 코멘트였다면 나머지 한 개는 고객사 혹은 파트너사의 인용구를 추가하는 것이 좋습니다. 제3자의 인용구를 추가하면 자화자찬만 늘어놓는 보도자료가 아닌 객관적으로 서술된 보도자료라는 느낌을 주기 때문입니다.

또한, 보도자료의 어려운 내용을 쉬운 언어로 표현할 수 있는 좋은 수단이기도 합니다. 인용구는 기획기사에 인용되기도 하므로 가능하면 임원진들의 통찰력 있는 인용구를 자주 발표하는 것도 좋은 방법입니다.

인용구를 작성할 때는 실제로 사람이 말하는 것처럼 작성해야 합니다. 인용구를 쓴 다음에는 큰 소리로 읽어보면서 부자연스러운 느낌을 주지 않는지 검토해야 합니다.

보도자료 인용문 작성 요령은 뉴스와이어 블로그 글 가운데 ‘‘을 참고하기 바랍니다.

5. 정확한 데이터와 링크

기자는 데이터 즉, 통계와 숫자를 좋아합니다. 직접 조사해서 찾아낸 정보가 있다면 금상첨화겠지만 그런 자료가 없다면 인용할 수 있는 연구결과를 찾아 보도자료에 포함하는 것이 좋습니다.

내용을 뒷받침하는 통계와 사진, 표 등의 자료가 있는 보도자료는 텍스트만 있는 보도자료보다 기사화될 확률이 높습니다. 다만 자료를 인용한다면 출처를 밝혀야 합니다.

보도자료를 발표하는 목적 가운데 하나는 웹사이트 유입 트래픽을 높이는 것입니다. 보도자료에 2~3개의 링크를 추가하면 키워드에 대한 검색 순위가 높아집니다. 따라서 웹페이지, 이메일, 동영상 링크 등 각종 URL이 제대로 작동하고 있는지 재점검하는 것이 중요합니다.

6. 객관적이고 과장되지 않은 문장

기자들은 프로모션, 광고성이 느껴지는 보도자료를 반기지 않습니다. 기사의 목적은 대중에게 뉴스, 행사, 인물, 사물 등에 대한 정보를 전달하는 것이지 제품광고를 하는 것이 아니기 때문입니다.

보도자료에 광고성 문구나 수식어가 지나치게 많으면 기자들은 가차 없이 넘겨버립니다. 또한 계속해서 광고성 자료를 보내는 회사에 대해서는 불신과 선입견을 품게 됩니다. ‘혁신’, ‘혁명’, ‘최초’, ‘최고’ 등과 같은 단어는 신중하게 사용해야 합니다.

또한 내용이 객관적인 사실인지, 회사의 주관적인 견해인지 명확하지 않게 쓰인 자료는 기자의 신뢰를 얻기 힘듭니다. 작성자의 주관이나 해석 또는 의견, 주장 등은 보도자료의 인용구를 통해서만 드러나야 합니다. 객관적인 자료를 쓰기 위해서는 기자, 편집자, 그리고 독자의 관점에서 뉴스 가치가 있는 사실이 무엇인지 분석해보는 것이 중요합니다.

7. 홍보 담당자의 연락처

기자가 보도자료를 받고 궁금한 것이 있으면 바로 문의할 수 있도록 보도자료에는 반드시 홍보담당자의 연락처를 추가해야 합니다.

요즘 기자들은 주로 전화를 이용해 취재합니다. 전화 질문에 바로 응답해줄수록 기사화될 확률이 높아집니다. 특히 보도자료를 발표한 날에는 기자들에게 받을 수 있는 예상 질의에 대한 답안을 준비하여 항시 대기하는 것이 좋습니다. 언제나 신속하게 대응해주는 기업이라는 이미지를 얻음으로써 지속적인 관계를 형성할 수 있습니다. 연락정보는 이메일 주소와 핸드폰번호, 그리고 직통번호입니다.  반대로 기자에게는 매우 긴급한 일이 아니라면 기사 마감 시간인 오후 3~4시에는 전화를 삼가는 것이 좋습니다.

8. 기업 개요

보도자료 끝에는 회사를 소개하는 기업 개요를 붙이는 것이 좋습니다. 회사나 조직이 미디어를 상대로 뉴스를 발표할 때, 보도자료 맨 끝 뉴스 본문 뒤에 따라붙는 것이 입니다. 미국 등 선진국에서는 회사 개요를 흔히 ‘Boilerplate’라고 부릅니다. 기업 개요는 발표한 보도자료와 기업에 대해 신뢰감을 주므로 기자가 기사화할 확률을 높여줍니다.

는 마치 우리가 일상생활에서 수없이 주고 받는 ‘명함(Name Card)’과도 같습니다. 명함을 보면 이름과 근무처 연락처 등을 일목요연하게 파악할 수 있는 것처럼 기자는 보도자료에 붙어있는 회사소개를 참고하면서 발표 내용과 발표처에 대한 배경을 참고해 기사화 여부를 결정하게 됩니다.

이처럼 요는 보도자료에서 매우 중요한 부분이지만 홍보 담당자들은 이를 간과하는 경우가 많습니다. 기자들은 보통 보도자료 발표 기업에 대한 기본적인 지식과 신뢰가 부족한 상태입니다. 특히 중소기업이나 별로 알려지지 않은 공공기관이나 단체는 더욱 더 그렇습니다. 아무리 뉴스거리가 담긴 보도자료라고 해도 ‘유령회사’나 ‘사이비 조직’일수도 있다는 의구심 때문에 기사화하는 것을 꺼려하기도 합니다.

회사소개를 작성하는 요령은  뉴스와이어 블로그 포스트 에서 확인할 수 있습니다.

[ 이 블로그는 보도자료 배포 서비스 뉴스와이어()가 홍보, 마케팅, PR전문가에게 제공하는 정보입니다. 에 을 하면 블로그의 글을 매주 받아볼 수 있고, 온라인으로 뉴스와이어에 보도자료 등록을 할 수 있습니다.  ]

The post 기자의 관심을 이끌어내는 보도자료의 8가지 요소 appeared first on 홍보의 모든 것.

우선, 인용문은 보도자료의 신뢰성을 높여준다. 보도자료에 “ ” 같은 인용 부호를 넣어 사장, 임원, 개발책임자, 기관장이 직접 한 말을 붙이면 독자는 보도 내용에 훨씬 더 신뢰감을 갖게 된다.

또한, 인용문은 보도자료가 기사화될 확률을 높여준다. 기자들은 기획기사를 작성할 때 기업에서 발표한 인용문을 묶어 기사화한다. 예를 들어, A라는 기자가 ‘2015년 사물인터넷이 주목 받을 것이다’라는 주제로 기사를 작성하려고 하는 경우, IT업계 보도자료에서 회장, 기관장, 전문가들이 ‘사물인터넷의 잠재력’에 대해 언급한 인용문을 검색해 기획기사의 소스로 사용한다. 이전에 발표했던 보도자료였다 하더라도 인용문의 내용이 좋으면 다시 한번 인용문이 기사화되는 경우도 있다.

이러한 이유로 미국에서는 하나의 보도자료 당 많게는 인용문을 5개까지 추가하여 보내고 있다. 또한 분기별로 기업 임원진들의 주제별 인용문을 따로 발표하기도 한다.

그렇다면 보도자료 인용문은 어떻게 작성해야 할까. 다음의 7가지 방법을 통해 임팩트 있는 인용문을 작성해보자.

1. 인용문에 개성을 더하라

• “~사장을 새롭게 영입하게 되어 매우 기쁘다”
• “고객에 도움이 되어 매우 기쁘다”
• “프로젝트의 일원으로 함께할 수 있어 영광으로 생각한다”

우리가 흔히 발견할 수 있는 인용문 사례다. 발표 내용으로 인해 ‘매우 기쁘다,’ ‘영광이다’는 것은 독자들도 이미 예상할 수 있는 사실이다. 새로 임원을 선임했으면 당연히 기대가 될 것이고, 제휴를 하게 되면 영광스럽게 생각하는 것은 당연하다. 이미 알고 있는 사실을 전하고자 인용문을 낭비하지 말자. 인용문은 보도자료에서 작성자의 주관이나 해석 또는 의견, 주장 등을 기술할 수 있는 유일한 공간이다. 전달하고자 하는 내용을 알리기에만 급급하지 말고 사자성어, 재치 있는 은유 등을 가미해 인용문에서 개성이 느껴지도록 하자. 어떤 보도자료에 가져다 붙여도 자연스럽도록 작성된 인용문은 개성이 부족한 인용문이다.

2. 실명을 밝힐 수 있는 대상을 확보하라
책임자나 CEO의 이름으로 인용문이 나가면 보도자료에는 더 무게가 실리게 된다. 기자가 직접 취재를 통해 확인해서 보도된 것이라고 생각을 하게 되기 때문이다. 그러나 이름을 밝히지 않고 ‘OO업체 관계자에 따르면..’과 같은 용어를 쓰는 것은 오히려 신뢰를 떨어뜨릴 뿐이다. 인용문을 달게 된다면 반드시 실명을 밝힐 수 있는 대상을 확보하는 것이 우선이다.

3. 보도자료의 흐름에서 벗어나지 말아라
사람들이 가득 찬 강단에 서서 설교를 시작하려는데 첫 단어가 생각이 나지 않는다. 혹은 유머로 시작하고자 조크를 던졌지만 웃음보다는 썰렁한 분위기만 맴돈다. 보도자료에 적합하지 않은 인용문을 포함하는 것도 뉴스의 흐름을 망가뜨린다. 많은 홍보담당자들이 인용문은 마치 보도자료의 감초와 같은 역할을 하는 것이라고 착각을 하고 있다. 그렇다 보니 본문에 언급되지 않은 내용이나 불필요한 내용이 들어가는 경우가 발생한다. 인용문은 보도자료의 핵심 내용을 누군가의 목소리로 쉽게 풀어 설명해주는 것이라고 생각하면 된다.

4. 전문성이 느껴지도록 써라
인용문를 쓸 때 명심해야 할 것은 그 인물이 해당 분야에 대해 전문적인 식견을 갖고 있다는 것을 느낄 수 있게 하는 것이다. 대체로 전문가적인 식견을 느끼게 해주는 코멘트는 사건의 의미와 전망을 담는 것이 많다. 기업 회장 등 전문가가 인용되면 기자들은 관심을 가지고 살펴보게 되지만, 내용의 전문성이 떨어진다면 기사화하지 않는다. 그러나 전문성과 전문용어는 다르다는 점을 명심하자. 전문용어를 자제하고 누구나 이해할 수 있는 단어로 쉽게 써야 한다. 기업 경영진은 업계의 단어나 약어를 좋아하지만 업계 종사자가 아니면 누구도 이해하기 힘들다. 실제 생활하며 자주 쓰이는 언어로 메시지를 전달하자.

5. 동사의 사용을 주의하자
보도자료 인용문의 가장 흔한 문제점 중 하나가 보도자료용 동사의 남발이다. ‘활용,’ ‘시너지,’ ‘촉진’ 등이 주로 보도자료체 동사로 간주된다. ‘업계 최고의 기술을 활용하여 고객의 니즈에 부응하겠다’ 보다는 ‘고객들은 ~한 점에서 불편함을 느끼고 있었다. 신기술은 고객이 즉시 새로운 서비스를 추가할 수 있게 해준다’라고 작성하는 것이 독자들이 읽기 편하다.

(우수 사례)
비즈니스와이어 글로벌미디어 담당 닐 허쉬버그 수석 부사장은 “비즈니스와이어의 고객 기업은 코리아뉴스와이어를 통해 주요 언론사와 우수한 전문 매체 커버리지를 획득하고 온라인 가시성의 혜택을 특별히 받을 수 있게 됐다”며 “이번 파트너 계약 체결로 비즈니스와이어가 아시아의 핵심 시장인 한국, 중국, 인도, 일본에 더욱 다가설 수 있게 됐다”고 말했다.
코리아뉴스와이어 신동호 대표는 “이번에 보도자료 배포의 글로벌 리더인 비즈니스와이어와의 협력 체결로 한국의 미디어, 언론인 그리고 투자자들은 전세계 기업들의 뉴스를 더욱 빠르고 정확하게 받아볼 수 있게 됐다”고 말했다.

6. 대화형식으로 작성하자
독자가 인용문을 읽을 때 그것이 실제 인터뷰나 대화에서 온 것처럼 느껴지도록 써야 한다. 설사 보도자료 작성자가 꾸며서 쓴 내용이라 하더라도 독자들에게까지 꾸며진 것처럼 느껴지도록 쓰는 것은 바람직하지 않다.

(우수 사례)
LG유플러스 네트워크본부장 이창우 부사장은 “급변하는 통신환경에 대처하고 앞서나갈 수 있는 방안을 중소협력사와 함께 고민하고 해결할 수 있는 좋은 기회를 지속적으로 마련하고 있다”며, “앞으로도 중소 협력사와 네트워크 기술 발전의 방향과 정보를 꾸준히 공유함으로써 함께 성장 할 수 있기를 바란다”고 말했다.

7. 길이를 줄여라
길이가 지나치게 긴 인용문은 독자들을 포기하게 만든다. 독자들이 소화하기 쉽도록 되도록 짧은 단어들을 사용하라.

(짧은 사례)

LG전자 특허센터장 이정환 부사장은 “혁신 제품 및 기술 개발에 있어 양사의 협력이 크게 강화되어, 궁극적으로는 소비자의 삶을 바꾸는 가치를 창출하는데 기여할 것으로 기대한다.”고 계약 체결의 중요성을 설명했다.

8. 발표내용이 기업, 지역, 직원, 공동체, 업계, 사회에 미칠 영향을 생각하자
인용문은 독자들에게 발표내용이 사회에 미치게 될 영향을 조금 더 쉽게 풀어내는 역할을 한다. 따라서 사실을 나열하기 보다는 이유와 영향력에 초점을 맞추는 것이 중요하다. 예를 들어, 임원이 나서서 ‘~로 인해 기쁘다’는 소식을 전하기 보다는 ‘~로 인해 기업이 사회에 ~한 영향을 미치고 있기 때문에 영광으로 생각한다’고 말하는 것이 더 설득력이 높다.

(우수 사례)

권선택 대전시장은 “국내 IT업계를 선도하는 SK브로드밴드가 대전에 컨택센터 설치를 통해 2,000여개에 달하는 양질의 안정적인 대규모 일자리를 신규 창출함으로써 지역경제에 활력을 불어넣는 계기가 된 데 대해 감사의 뜻을 표하고 컨택센터의 빠른 정착과 발전을 위해 지원을 아끼지 않겠다”고 말했다.

설득력이 있고 임팩트 있는 인용문은 보도자료의 경쟁력을 높인다. 기업 및 기관들이 발표한 인용문 사례는 에서 찾을 수 있다.

보도자료 작성법에 대한 더 자세한 내용은 가 정리한 을 참고하면 된다. 

[ 이 블로그는 보도자료 배포 서비스 뉴스와이어()가 홍보,마케팅,PR전문가에게 제공하는 정보입니다. 에 을 하면 블로그의 글을 매주 받아볼 수 있고, 온라인으로 뉴스와이어에 보도자료를 등록할 수 있습니다. ]

The post 보도자료에 힘을 싣는 인용문 쓰는 8가지 방법 appeared first on 홍보의 모든 것.