1. 보도자료 배포 목표

전시회 참가 기업은 홍보 계획 수립에 있어 분명한 목표 설정이 필요합니다. 보도자료 배포하려는 구체적인 목표가 없다면 큰 성과를 내지 못합니다. 전시회 참가 목적, 참관객의 성향, 산업의 동향 등을 고려해 구체적인 목표를 설정하고 이를 이루기 위한 홍보 계획을 수립해야 합니다.

전시회 참가 기업에게 가장 중요한 것은방문객 유치일 것입니다. 기자와 고객의 부스 방문을 늘리고자 한다면 전시회 시작 1~2주 전에 보도자료를 발표할 것을 권합니다. 전시회가 시작하기 전에 충분한 시간을 두어 보도자료를 보내면 기자와 방문객이 방문 일정을 짜는데 도움이 됩니다.

전시회에서 수상했거나 투자를 유치한 내용을 언론에 알려 기업 및 제품의 우수성을 널리 알리는 것이 목적이라면 전시회 종류 직후나 종료 후 1주일 이내가 적합합니다.

2. 대기업의 중대 발표

전시회에 참가하는 대기업이나 글로벌회사와 같은 시기에 보도자료를 발표하는 것을 피해야 합니다. 동종업계에 있다면 더욱 피해야 합니다.

예를 들어, 삼성전자가 새로운 스마트폰 출시 보도자료를 오전 10시에 발표했다면 그날 오전에는 모든 언론사가 스마트폰 출시 소식을 주요 기사로 다루게 됩니다. 스마트폰 제조업체의 경우 그날 보도자료 배포 일정을 오후 늦은 시간이나 다음날 이른 오전 시간으로 변경하는 것이 주목도를 높이는데 좋습니다.

3. 전문지 특집란

전문지는 업계 주요 전시회 개최 기간에 맞춰 특집란을 마련합니다. 전자신문은 가전전시회 ‘CES(Consumer Electronics Show) 2015’ 개최 약 열흘 전부터 [미리보는 CES 2015] 코너를 운영하며 전시회와 출품기업을 소개했습니다. 전시회가 시작한 이후부터 종료일까지는 [CES 2015] 코너를 운영하며 참가 기업들의 신기술과 임원 인터뷰 기사를 게재했습니다.

기업이 전시회에 출품한다면 출품 품목, 전시부스 위치와 같은 내용을 보도자료로 작성해 전문지에 배포하면 특집기사에 게재될 확률이 높습니다. 특집란에는 CEO 인터뷰 등 다양한 기획기사가 다뤄지기 때문에 업계 트렌드 관련 정보를 모아 기획기사를 피칭해보거나 임원 인터뷰를 피칭해보는 방법도 있습니다. 특히 전시회 개최 기간에 맞추어 신제품이나 신기술을 출시한다면 보도자료 배포의 파급력은 더욱 큽니다.

4. 전시회 개최지역

보도자료 배포 시기는 전시회 개최지역에 따라 달라집니다. 특히 최근 들어서 해외전시회에 참가하는 기업이 늘어나고 있습니다. 특히 규모가 큰 전시회의 경우 주요 언론사에서는 기자들을 현지에 파견하여 실시간으로 기사를 쓰게 합니다.

해외 전시회 참가는 비용이 많이 들지만 가장 효과적인 해외홍보와 마케팅 수단입니다. 해외 전시회에 참가하는 기업은 언론사에서 전시회 취재를 맡은 담당기자를 찾아 별도로 보도자료를 배포해야 합니다. 단, 취재기자에게 보도자료를 배포할 때에는 기자가 개최지까지 이동하는 시간과 시차를 염두에 두어야 합니다.

예를 들어, 미국 라스베이거스에서 열리는 전시회 취재를 하려는 기자는 출국 2~3일 전부터 일상업무는 최소한으로 처리하고 전시회 방문 일정을 짜거나 인터뷰 섭외 등을 하기에 바쁩니다. 따라서 시작 2~3일 전에 보도자료를 발표하면 기자가 보도자료를 읽어볼 확률이 상대적으로 낮아집니다.

담당 취재기자의 이동 시간도 상당하다는 점을 참고 하여 배포 일정을 잡아야 합니다. 해외에서 열리는 주요 전시회에 가는 기자는 전시회 시작 하루 전에는 비행기에 있기 때문에 보도자료를 이메일로 보내도 확인하지 못할 확률이 매우 높습니다.

또한 현지 시간을 기준으로 담당 기자가 이메일을 확인할 수 있는 시간이 언제인지 고려해야 합니다. 현지 시간 기준으로 오전 9시부터 오후 4시까지가 보도자료를 전달하기 가장 적합합니다.

5. 다양한 주제

전시회 보도자료는 전시회 시작 전에 한번만 배포하면 충분하다고 여기는 기업이 많습니다. 그러나 여러 주제로 전시회 보도자료를 작성해 배포하면 언론사에서 다양한 기획기사에 활용할 수 있고, 미디어에 노출되는 회사의 전시회 관련 소식을 최신으로 업데이트할 수 있다는 장점이 있습니다. 또한 전시회에 참가해 다양한 활동을 진행하며 고객과 소통하고 있다는 기업으로서의 이미지를 쌓을 수 있습니다.

전시회 보도자료는 한번에 너무 많은 내용을 발표하기 보다는 각각의 정보를 쪼개서 2개 또는 3개의 보도자료를 발표하는 것이 온라인에서의 버즈를 형성하는데 더욱 효과적입니다. 전시회 참가기업은 유명인사 방문, 업무협약 체결 등 전시회 기간에는 행사장에서 일어난 특별한 이벤트에 대해 보도자료를 발표할 수 있습니다. 다양한 주제별 전시회 보도자료에 대한 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 포스트 ‘’에서 확인할 수 있습니다.

6. 소셜미디어

전시회 기간 중에 소셜미디어를 적극적으로 이용하여 보도자료를 배포하면 홍보효과를 더욱 극대화할 수 있습니다. 가장 쉬운 방법이 해시태그(#)를 이용하는 방법입니다. 해시태그는 SNS상에서 원하는 키워드만 모아 볼 수 있도록 약속한 기호입니다. 단어 앞에 해시태그를 붙이면 자동으로 그 단어에 대한 검색 링크가 생성됩니다. 트위터에서 처음 시작된 기능인데 이제는 페이스북, 인스타그램, 카카오톡 등 SNS의 대표적인 기능이 됐습니다. 어떤 주제에 대한 공유와 확산이 그 어느 방법보다 빠르다는 장점이 있어 기업들이 활발하게 사용하고 있습니다. 전시회 기간에는 ‘#전시회명’으로 전시회에서 일어나고 있는 재미있는 소식과 보도자료를 배포하면 보다 광범위한 대중들에게 회사의 이름과 브랜드를 노출할 수 있습니다.

7. 프레스킷

전시회 부스를 방문하는 언론인에게 직접 프레스킷으로 보도자료를 전달하는 방법이 있습니다. 외부 이동이 많은 기자들은 두꺼운 브로셔나 책자보다는 가벼우면서 기사 작성에 효율적으로 활용할 수 있는 자료를 선호합니다.

이런 프레스킷을 더 쉽게 전달하기 위해서 QR코드를 활용하는 방법이 있습니다. QR코드는 점점 더 많은 곳에서 활용되고 있는 디지털 마케팅 도구로, 바코드와 비슷하지만 더 많은 정보를 보여주고 손쉽게 공유할 수 있다는 장점이 있습니다. QR코드를 스마트폰으로 찍으면 바로 인터넷에서 정보를 내려 받고 검색할 수 있습니다. 전시회 참가 기업은 부스에 방문하는 언론인에게 보도자료뿐 아니라 고화질 사진, 영상, 회사소개서, 제품소개서, 임원 바이오, 연락처 등이 담긴 자료를 전달할 때 매우 유용하게 사용할 수 있습니다. 모든 자료를 출력하지 않아도 기자는 온라인으로 내려 받을 수 있습니다.

8. 감사 메일

마지막으로 전시회 참가기업은 전시기간 중 전 부스를 방문한 기자에게 방문 감사메일과 함께 보도자를 전달할 수 있습니다. 부스를 방문해준 것에 대한 감사 이메일을 발송하면서 전시회 출품결과에 대한 보고서와 언론발표용 사진, 전시기간 중 배포한 모든 보도자료를 모아 보내는 것도 보도자료를 보낼 수 있는 좋은 방법입니다.

뉴스와이어는 매년 200개가 넘는 을 운영하여 전시회와 참가 기업의 보도자료를 주요 포털과 언론사에 배포하고 있습니다. 전시회 참가 소식을 보다 광범위한 언론사, 블로거에 알리고 싶다면 를 검토해보세요. 뉴스와이어는 전시회 주최자를 위한 전시회 후원도 제공하고 있사오니 전시회 주최를 앞두고 있다면 검토해보시기 바랍니다.

뉴스와이어 에서는 여러 기업들이 발표하고 있는 보도자료를 확인할 수 있습니다. 전시회 보도자료 작성 시 참고하시기 바랍니다.

[ 이 블로그는 보도자료 배포 서비스 뉴스와이어()가 홍보,마케팅,PR전문가에게 제공하는 정보입니다. 뉴스와이어에 을 하면 블로그의 글을 매주 받아볼 수 있고, 온라인으로 뉴스와이어에 보도자료 등록을 할 수 있습니다. > ]

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전시회 기간은 언론과 소비자가 모두 관심을 두고 전시회에 대해 이야기하기 때문에 참가 기업에 대한 버즈(buzz), 즉 브랜드 인지도 향상과 소비자 여론 형성이 활발히 이뤄지는 시기입니다. 참가기업은 이 기회를 활용한다면 회사와 브랜드를 효과적으로 알릴 수 있습니다.

전시회 언론 홍보를 시작하는 첫 번째 단계는 전시회를 참가하면서 회사에 일어난 일들을 로 작성해 발표하는 것입니다. 발표한 는 기자가 취재하는 다양한 전시회 기획물의 원천으로 활용됩니다.

그렇다면 전시회 보도자료는 어떻게 작성해야 할까요? 전시회 참가기업이 보도자료 작성 시 알아야 할 기본 5가지를 소개합니다.

1. 제목과 부제목에 전시회명이 반드시 들어가야

보도자료에서 가장 핵심적인 부분은 제목입니다. 잘 쓴 보도자료는 제목만 보아도 읽어보아야겠다는 느낌을 줍니다. 좋은 제목이 나오려면 보도자료의 핵심적 내용이 무엇인지 분명히 하고, 그 핵심 내용을 제목에 담아야 합니다. 보도자료당 제목은 하나만 붙이는 것이 명확합니다. 하나의 제목으로 전체를 설명하기 어렵다면 소제목을 한두 개 붙여주는 방법이 있습니다.

전시회에 출품하는 기업은 전시회명을 반드시 보도자료 제목에 표기해야 합니다. 그래야 보도자료를 받아본 기자들이 전시회 관련 보도자료임을 쉽게 확인할 수 있습니다. 여러 출품 업체들을 모아 전시회를 소개하는 기획기사에도 회사와 제품을 소개할 수 있게 됩니다.

(전시회 보도자료 제목 사례)

2. 전시회 전, 진행 중, 후로 나누어 주제 선정

전시회 보도자료는 시의성이 중요하므로 개최 기간에 맞는 내용을 발표해야 합니다. 전시회 참가기업은 크게 전시회 이전, 중간, 이후 등 세 번의 시기로 나누어 보도자료를 발표할 수 있습니다.

전시회 개최기간 이전에 보도자료를 발표한다면 ‘참가’, ‘출품’을 주제로 작성하는 것이 가장 일반적입니다. 전시회에 참가해 선보일 예정인 제품, 서비스 소개에 초점을 두어 작성하면 됩니다.

(전시회 기간 전 보도자료 사례)

전시회 기간에는 행사장에서 일어난 특별한 이벤트에 대해 보도자료를 발표할 수 있습니다. 유명인사 방문, 업무협약 체결 등 전시회 기간 중 있었던 다양한 이벤트를 소개할 수 있습니다.

(전시회 기간 중 보도자료 사례)

1) 유명 인사 방문

전시회 부스에 업계의 유명인사가 방문한 소식도 좋은 보도자료 작성 주제입니다. ZTE코퍼레이션은 하노버에서 열렸던 2015 CeBIT 기간 중 자사 전시장에서 지그마 가브리엘 독일 부총리와 마카이 중국 부총리를 접견했다는 내용으로 보도자료를 발표하였습니다.

2) 업무 협약 체결

전시회 기간에 업계 파트너 및 고객과 업무협약을 체결한 경우 보도자료를 발표해 소식을 알릴 수 있습니다. MWC 2015에서는 에릭슨-LG와 KT가 MOU를 체결했다는 내용으로 보도자료를 발표했습니다.

3) 이벤트에 대한 고객 호응

전시회에서 진행했던 이벤트 및 행사에 대한 고객 호응이 좋았다면 이를 충분히 뒷받침할 수 있는 객관적인 수치 및 데이터베이스를 수집하여 보도자료로 발표할 수도 있습니다.

4) 수상

전시회 기간에 수상을 했다면 업계 전문매체의 주목을 한눈에 받을 좋은 기회입니다. 보도자료를 발표해 언론에 전달하면 기사화될 뿐 아니라 방송국, 전문매체 등에서 추가 인터뷰 요청이 들어올 수 있습니다.

5) 연설자로 참여

전시회 기간 중 회사의 임원 혹은 대표가 기조연설자로 참여하거나 강연을 하게 된 경우에는 보도자료를 발표해 사실을 알릴 수 있습니다.

전시회 기간 이후에 보도자료를 발표하는 경우에는 ‘성황리 개최’, 등을 주제로 보도자료를 발표할 수 있습니다.

(전시회 기간 후 보도자료 사례)

3. 선명한 고화질 이미지 및 영상

전시회 보도자료를 발표할 때에는 이미지, 영상 등 시각적 요소를 함께 전달해야 합니다. 고화질의 선명한 제품 이미지, 데모 영상, 인포그래픽 등 멀티미디어는 독자들의 눈길을 끌고 참여를 유도합니다. 또한, 기자들에게는 보도자료를 기사화해야 하는 하나의 이유를 제시하는 역할도 하게 됩니다. 기자는 독자의 눈을 사로잡는 그 멀티미디어를 사용하기 위해서 반드시 기사를 쓰게 되기 때문입니다. 전시회장 풍경, 부스 이미지, 부스에 고객이 방문하고 있는 모습 등 실제 방문하여 보는 듯한 생생한 고품질 이미지 자료를 첨부할수록 기사에 활용될 확률이 높아집니다.

 4. 보도자료 길이는 짧고 제품의 특장점이 명확히 나타나야

기자들은 전시회 동안 수많은 참가기업의 보도자료를 받게 됩니다. 전시회 보도자료에 제품소개를 지나치게 나열하는 것은 오히려 감점 요인으로 작용할 수도 있습니다. 제품에 대한 자세한 내용은 회사 홈페이지에서 확인할 수 있도록 홈페이지 링크를 추가하면 됩니다.

또한 전시회에 참가하는 기업과 그 기업들이 선보이는 제품을 사전에 조사하는 전략도 필요합니다. 자사의 제품이 경쟁사와 구분되는 차이점, 특장점이 무엇인지를 분석해본 후, 그 내용을 보도자료에 강조해야 합니다. 예를 들어, 사전 조사를 통해 ‘참가업체 중 우리 회사 제품이 유일하게 00한 기술을 탑재했다’는 사실을 알아냈다면 그 내용을 우선으로 하여 자사만의 경쟁력을 강조하는 보도자료를 작성할 수 있습니다.

5. 부스 번호 등 세부적 요소를 놓치지 않아야

전시회 참가기업은 보도자료에 부스 번호와 같은 세부적인 요소들을 추가하는 것을 잊어서는 안됩니다. 부스 번호를 추가하는 것은 부스 방문객 증진으로서의 의미도 있지만 보도자료의 전반적인 신뢰성도 높이는 중요한 요소가 됩니다. 부스에서 진행하고 있는 이벤트, 시연 및 체험 일정, 기념품 등에 대한 정보를 추가하면 독자들은 기업과 연결고리를 쉽게 찾을 수 있습니다. 또한 기자들도 기술 시연 일정에 맞춰 부스에 방문하여 취재할 수 있다는 장점이 있습니다.

각 기업의 전시박람회 전략은 다를 수 있지만 궁극적인 목표는 브랜드 인지도 향상, 매출 증가 등으로 거의 비슷할 것입니다. 전시회에 참가하는 기업은 참가 기간 동안 회사만의 이야기를 만들어 이를 여러 채널로 대중에게 널리 공유하는 전략이 필요합니다. 참가 소식을 보도자료로 발표해 언론과 소비자들에게 알리는 것이 첫 번째 단계입니다. 뉴스와이어 에서는 여러 기업들이 발표하고 있는 보도자료를 확인할 수 있습니다. 전시회 보도자료 작성 시 참고하시기 바랍니다.

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