홍보 담당자에게 중요한 능력 중 하나는 할 일을 잘 관리하는 것입니다. 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 업무를 하다 보면 제한된 시간 안에 다양한 업무에 대한 계획을 세우기도 어렵고, 계획을 세웠더라도 갑자기 기자에게 문의가 오거나 계획에 없던 업무를 맡게 될 때도 있습니다. 그럴수록 중심을 잘 잡고 차근차근 일을 처리해 나가는 것이 중요합니다.

오늘은 홍보 담당자를 위한 업무 정리 방법 4가지를 소개합니다.

1. 업무의 우선순위를 정한 뒤 하나씩 처리하기

여러 가지 할 일이 머릿속에 정리가 안 되는 상황이 오면 우리의 뇌는 과부하가 걸리게 됩니다. 오늘 할 일을 기록하고 업무의 우선순위를 정한다면 무엇을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이고 불필요한 에너지 소모를 줄일 수 있습니다.

우선순위를 정한 뒤에는 그 순서에 따라 한 번에 한 가지 일에 집중하도록 합니다. 하루 동안 반드시 해야 할 일에 집중할 수 있게 됩니다.

2. 폴더 및 파일 정리

여러 프로젝트를 진행하는 홍보 담당자는 시간이 흐를수록 엄청난 양의 파일이 컴퓨터에 쌓이게 됩니다. 행사를 한번 다녀와도 수십장에서 수백 장의 사진과 동영상이 쌓이게 됩니다.

결국 점점 쌓여가는 파일을 어떻게 효율적으로 관리하느냐가 업무 정리를 잘하는 노하우가 됩니다.

규모가 큰 기업은 업무 효율과 인수인계를 더욱더 쉽게 하도록 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우가 있습니다. 만약 서식이 따로 정해져 있지 않다면 자신만의 규칙을 정해 정리해 놓는 것이 좋습니다.

폴더와 파일은 연도별, 우선순위, 작성날짜 기준으로 정렬해 놓으면 편리합니다.

이렇게 정리하면 작업한 날짜별로 폴더와 파일이 정리되기 때문에 쉽게 내가 원하는 자료를 찾을 수 있습니다.

3. 일정 관리

우선순위를 정하여 할 일을 파악했다면 스케줄과 마감일을 정하는 것이 좋습니다. 일정표와 마감일이 없이 일하면 진행 속도가 느려질 수 있습니다. 또한 마감일을 정하면 제한된 시간 안에 최대한 효율적으로 일을 할 수 있는 방법을 터득하게 됩니다.

일정표는 기간별로 여러 가지를 짜는 것이 좋습니다. 3개월, 주, 일 단위 계획표를 만듭니다. 각 업무의 소요 시간을 예상에 적절히 시간을 분배하되 예상 밖의 요소가 생길 수 이도 있음므로 약간의 여유를 둡니다.

4. 프로젝트 관리 툴 이용하기

프로젝트 관리 툴을 이용하면 다양한 업무와 스케줄을 편리하게 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 앱은 업무를 시각화해서 보여주기 때문에 나에게 할당된 업무량과 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

대표적인 프로젝트 관리 툴은 아사나, 테스크월드, 라이크, 플로우 등이 있습니다. 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 ‘’에서 확인할 수 있습니다.

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프로젝트를 체계적으로 관리하고 업무 효율을 높이기 위한 프로젝트 관리 툴이 많이 나오고 있습니다.

자신이 속한 조직에 맞게 툴을 선택하여 잘만 활용한다면 효과적인 홍보 활동과 프로젝트 진행이 가능합니다.

생산성을 높이는 프로젝트 관리 툴 5가지를 소개합니다.

슬랙, 트렐로, 잔디, 베이스캠프, 팀오피스 등 협업 툴에 대해 궁금하다면 뉴스와이어 블로그 포스트 ‘’를 확인하세요.

1. 

아사나는 전 세계적으로 유명한 프로젝트 관리 툴 중 하나입니다. 페이스북 공동 창업자 더스틴 모스코비츠가 저스틴 로젠스타인과 함께 창업한 회사입니다.

아사나는 쉽고 단순한 사용자 인터페이스를 제공하는 것이 특징입니다. 개인과 팀 단위의 할 일 목록과 알림, 프로젝트 생성 및 관리 기능을 제공합니다. 프로젝트를 작은 작업으로 나눠서 팀원들에게 할당하고, 목표나 마감일 등을 추적할 수 있습니다. 구글 드라이브, 슬랙, 드롭박스, 크롬 등 연동이 매우 쉽습니다.

2.

태스크월드는 프로젝트 관리 툴과 메신저를 합친 협업 솔루션입니다. 본사는 미국에 있으며, 현재 80개국에서 4만 7천 개 이상의 기업과 팀들이 태스크월드를 사용하고 있습니다. 업무 및 프로젝트 관리, 파일 공유, 메신저, 성과 분석, 캘린더 등 기능을 제공합니다.

태스크월드는 외국 프로젝트 관리 툴 중 최초로 한국어 버전을 출시하였습니다. 또한 한국어 상담 서비스를 시작하면서 최근 국내 이용자 수가 빠르게 늘어나고 있습니다. (보도자료: )

3.

라이크는 미국에 본사를 두고 있는 프로젝트 관리 및 협업 툴입니다. 2007년에 출시되어 전세계 400개국에 오피스를 두고 있습니다. 이 서비스의 특징은 직무 특성에 맞춰 상품 선택이 가능하다는 점입니다. 마케팅 부서, 비즈니스 운영 부서, 제품 개발 부서 등 직무 특성에 맞는 서비스를 선택할 수 있습니다.

라이크는 예산 관리, 버그 추적, 협업, 파일 공유, 간트 차트, 이정표 추적, 포트폴리오 관리, 프로젝트 계획, 자원 관리, 상태 추적, 작업 관리 시간과 비용 추적 등이 기능을 제공합니다.

4.

플로우는 국내기업인 마드라스체크가 만든 프로젝트 중심 SNS 입니다. 카카오톡, 밴드 등 개인 메신저를 업무에 사용할 때 겪는 정보 보안 문제, 이력 관리, 사생활 분리 문제 등을 해결하기 위해 만든 서비스입니다.

플로우는 프로젝트 관리를 위한 게시판, 채팅, 일정 공유, 업무 처리 기능을 제공합니다. 기존 그룹웨어와 연동해 함께 사용할 수도 있습니다. 중소기업, 스타트업, 외부협업이 많은 1인기업, 전문직, 협회, 디자인, IT업종 등에 추천합니다. ()

5.

라인 웍스는 네이버에서 제공하는 기업용 협업 플랫폼입니다. 네이버 직원들이 이용하는 사내 그룹웨어 서비스와 동일한 서비스입니다. 라인 웍스는 메시지, 주소록, 메일, 캘린더, 드라이브 등 기능을 제공합니다. 네이버 서비스에 익숙하다면 누구나 쉽게 이용할 수 있을정도로 직관적입니다.

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