기업의 홍보 채널이 다양해지면서 그 어느 때보다 홍보 담당자에게 다양한 글쓰기 능력이 요구되고 있습니다.

보도자료부터 시작해 제품 및 서비스 소개 자료, 광고메일, 보고서, 블로그, SNS 게시글, 웹사이트 공지사항, 유튜브 영상 자막 등 경쟁력 있고 완성도 높은 콘텐츠를 작성해야 하기 때문입니다.

홍보 담당자를 위해 글쓰기 노하우 8가지를 정리했습니다.

1. 글쓰기 절차를 따르세요

대부분의 사람은 글을 쓸 때 떠오른 생각들을 바로 적으면서 고쳐 나갑니다. 그러나 글쓰기는 아래와 같은 단계로 나누면 더 쉽게 글을 작성할 수 있습니다.

구상하기 → 초고 쓰기 → 고쳐 쓰기 → 편집하기

물론 위 과정이 항상 순차적으로 진행되는 것은 아닙니다. 하지만 이런 절차를 정해 놓고 글을 쓰기 시작하면 더 효율적이고 체계적으로 쓸 수 있습니다. 무엇을 쓸지 미리 정한 뒤 글을 쓰기 때문입니다.

2. SNS 게시물에는 독자를 참여시키세요

SNS 게시물의 홍보 효과를 높이려면 독자의 참여를 유도해야 합니다.

오늘날 독자는 단순히 글을 읽고 싶어 하지 않습니다. 콘텐츠가 독자가 직면한 문제를 해결하는 데 도움을 줄 때 훨씬 흥미와 관심을 가지고 적극적으로 참여합니다.

블로그 게시물, 콘텐츠 마케팅 자료 및 기타 SNS 게시물에 올릴 스토리 아이디어를 논의할 때 이 점을 염두에 두십시오.

3. 핵심 메시지를 강조하세요

연구 결과에 따르면 독자는 평균적으로 웹 페이지에 있는 단어의 20%를 읽습니다.

독자가 한 단락을 모두 읽지 않고도 메시지의 요점을 이해할 수 있는지 확인하세요. 이를 위해서는 제목, 부제목, 링크, 목록, 도입부 등 눈에 띄는 부분에 핵심 메시지가 드러나야 합니다.

4. 제목의 앞부분에 핵심 메시지를 담으세요

검색 결과 페이지, 뉴스 목록, 이메일 목록 등에서 사람들은 제목의 첫 몇 단어만 읽고 지나갑니다. 단 몇 초 만에 핵심 아이디어를 파악하지 못한다면 클릭하지 않을 가능성이 높습니다.

독자가 제목의 첫 11글자만 읽고 핵심 메시지를 파악할 수 있도록 중요한 내용은 제목의 앞부분에 배치하세요.

5. 본문은 구체적으로 작성하세요

제목은 짧고 명쾌하게 쓰는 것이 중요하다면 본문은 구체적이고 다양한 예시글을 포함해 적는 것이 좋습니다.

상세하게 작성된 본문은 독자의 이해를 높이고, 신뢰성을 높이며, 사람들이 당신의 메시지를 기억하고 행동하도록 도와줍니다. 제목을 뒷받침하는 내용이 충분히 마련되었는지, 주제와 중심 문장이 명확한지 등을 확인하세요.

6. 보도자료에서 인용문 사용을 주의하세요

홍보 담당자들은 가능한 한 모든 보도자료에서 임원의 인용문을 추가하려고 합니다. 그러나 오히려 인용문을 잘못 활용하면 내용이 딱딱 해질 수 있고, 주제를 모호하게 할 수도 있습니다.

인용문은 의견, 감정을 전달하거나, 논점을 명확하게 전달하기 위해 사용합니다. 또한 보도자료에 인간적인 면모를 드러내거나 혹은 보도자료의 분위기를 전환하기 위해 사용하는 것이 좋습니다.

7. 가독성을 개선하세요

요즘과 같이 다양한 온라인 콘텐츠가 넘쳐나는 시대에는 가독성이 매우 중요합니다.

독자는 글을 읽기보다는 훑어보면서 제목, 부제목 등을 위주로 요약해서 봅니다. 아래는 가독성 개선을 위한 간단한 방법입니다.

• – 제목, 부제목 달기
• – 글자 크기, 굵기, 밑줄, 색상으로 강조하기
• – 글머리 기호 사용하기
• – 행간 조정하기
• – 이미지 추가하기

8. 독자가 이메일을 클릭하게 만드세요

이메일을 받은 사람은 보낸 사람, 제목, 머리글, 미리 보기 총 네 가지 요소를 훑어보고 이메일을 열거나 삭제할지 또는 스팸으로 보고할지 결정합니다. 따라서 제목만 신경 써서는 충분하지 않습니다. 이메일 클릭률을 높이려면 제목뿐 아니라 위 네 가지 요소를 모두 점검하세요.

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홍보 담당자에게 중요한 능력 중 하나는 할 일을 잘 관리하는 것입니다. 눈코 뜰 새 없이 바쁘게 업무를 하다 보면 제한된 시간 안에 다양한 업무에 대한 계획을 세우기도 어렵고, 계획을 세웠더라도 갑자기 기자에게 문의가 오거나 계획에 없던 업무를 맡게 될 때도 있습니다. 그럴수록 중심을 잘 잡고 차근차근 일을 처리해 나가는 것이 중요합니다.

오늘은 홍보 담당자를 위한 업무 정리 방법 4가지를 소개합니다.

1. 업무의 우선순위를 정한 뒤 하나씩 처리하기

여러 가지 할 일이 머릿속에 정리가 안 되는 상황이 오면 우리의 뇌는 과부하가 걸리게 됩니다. 오늘 할 일을 기록하고 업무의 우선순위를 정한다면 무엇을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이고 불필요한 에너지 소모를 줄일 수 있습니다.

우선순위를 정한 뒤에는 그 순서에 따라 한 번에 한 가지 일에 집중하도록 합니다. 하루 동안 반드시 해야 할 일에 집중할 수 있게 됩니다.

2. 폴더 및 파일 정리

여러 프로젝트를 진행하는 홍보 담당자는 시간이 흐를수록 엄청난 양의 파일이 컴퓨터에 쌓이게 됩니다. 행사를 한번 다녀와도 수십장에서 수백 장의 사진과 동영상이 쌓이게 됩니다.

결국 점점 쌓여가는 파일을 어떻게 효율적으로 관리하느냐가 업무 정리를 잘하는 노하우가 됩니다.

규모가 큰 기업은 업무 효율과 인수인계를 더욱더 쉽게 하도록 폴더 또는 파일명 서식이 정해져 있는 경우가 있습니다. 만약 서식이 따로 정해져 있지 않다면 자신만의 규칙을 정해 정리해 놓는 것이 좋습니다.

폴더와 파일은 연도별, 우선순위, 작성날짜 기준으로 정렬해 놓으면 편리합니다.

이렇게 정리하면 작업한 날짜별로 폴더와 파일이 정리되기 때문에 쉽게 내가 원하는 자료를 찾을 수 있습니다.

3. 일정 관리

우선순위를 정하여 할 일을 파악했다면 스케줄과 마감일을 정하는 것이 좋습니다. 일정표와 마감일이 없이 일하면 진행 속도가 느려질 수 있습니다. 또한 마감일을 정하면 제한된 시간 안에 최대한 효율적으로 일을 할 수 있는 방법을 터득하게 됩니다.

일정표는 기간별로 여러 가지를 짜는 것이 좋습니다. 3개월, 주, 일 단위 계획표를 만듭니다. 각 업무의 소요 시간을 예상에 적절히 시간을 분배하되 예상 밖의 요소가 생길 수 이도 있음므로 약간의 여유를 둡니다.

4. 프로젝트 관리 툴 이용하기

프로젝트 관리 툴을 이용하면 다양한 업무와 스케줄을 편리하게 관리할 수 있습니다. 프로젝트 관리 앱은 업무를 시각화해서 보여주기 때문에 나에게 할당된 업무량과 진행 상황을 파악할 수 있습니다.

대표적인 프로젝트 관리 툴은 아사나, 테스크월드, 라이크, 플로우 등이 있습니다. 자세한 내용은 뉴스와이어 블로그 ‘’에서 확인할 수 있습니다.

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홍보 담당자에게는 언론 및 기자와의 관계 관리가 매우 중요합니다.

언론과 진정성 있는 신뢰 관계를 구축한 기업이 좋은 언론 홍보 성과를 내기 때문입니다.

오늘은 기자와 장기적으로 좋은 관계를 유지하는 5가지 방법을 소개합니다.

1. 관계 형성은 단기전이 아닌 장기전입니다

미디어 관계는 다른 관계와 마찬가지로 시간과 노력이 필요합니다. 중요한 것은 원하는 것만 얻기 위해 당신을 만난다는 느낌이 아닌 당신과 오랫동안 좋은 관계를 만들고 싶다는 진심을 전해야 합니다.

홍보 담당자와 기자의 목표는 다른 것 같지만 사실은 같습니다. 양쪽 모두 훌륭한 스토리를 쓰고자 하는 목표를 가지고 있습니다.

기자와 친해지기 위한 장기 목표를 세워보세요. 목표를 세워놓으면 시간을 헛되게 보내지 않을 수 있습니다.

처음에는 커피 약속을 잡는 것으로 시작하여 장기적으로는 여러 번의 대면 회의를 진행하고, 기자가 사회를 맡는 패널에 참여하거나, 기자와 소셜 미디어 채널에서 커뮤니케이션을 해보세요.

2. 먼저 다가가 소통하세요

기자를 만나다 보면 홍보 및 마케팅 담당자와 친해지기를 꺼리는 기자들을 만날 때가 있습니다.

이럴 때일수록 홍보 담당자는 먼저 다가가 소통해야 합니다. 거절당할 용기가 없는 홍보담당자는 좋은 언론 관계 형성에 성공하기도 어렵습니다.

거절당해도 괜찮다고 생각하세요. 거절의 공포만 극복한다면 관계의 문은 더 넓어집니다.

먼저 기자에게 같이 밥을 먹자고 제안하거나, 커피를 마시자고 한다거나, 스포츠 경기를 보러 가자고 한다거나, 맥주 한잔 하자고 제안해보세요.

3. 진정성을 담아 마음으로 소통하세요

사람과 사람과의 관계에서는 지나치게 이해타산을 따지게 되면 마음으로 관계를 맺는 것이 아니고 사무적으로 관계를 맺게 됩니다. 기자와의 관계에서도 마찬가지입니다. 매번 기자와의 만남을 영업 기회로 삼는다면 기자는 회사의 기사를 지금 당장 보도해줄 수도 있지만, 장기적으로 회사에 대한 일관된 스토리를 보도해주지는 않을 것입니다.

홍보 담당자와 기자는 좋은 기사를 만들기 위해 협력함으로써 진정성 있는 관계를 구축할 수 있습니다. 기자에게 요즘 어떤 스토리를 기획하고 있는지 캐묻기보다 근황을 물어보세요. 진정성 있는 관계는 이해타산적이거나 영업과 같이 느껴져서는 안 됩니다.

4. 기자가 쓴 기사를 홍보해주세요

기자는 항상 자신이 쓴 기사의 조회 수와 클릭 수를 늘리기 위해 노력합니다. 홍보 담당자가 이를 도와주는 것도 기자와 친해질 수 있는 하나의 방법입니다. 기업 또는 브랜드와 관련한 산업 분야를 다루는 주요 기자의 소셜네트워크서비스(SNS)를 팔로우하세요. 그리고 그 기자들이 쓴 기사를 SNS로 공유하세요. 토론 또는 찬반 투표 등의 게시글을 포스팅하기 위해 기사를 활용하는 것도 기사를 이슈화하는 좋은 방법입니다.

5. 대면 관계가 중요합니다

전화, 이메일, SNS 등으로 진실한 관계를 형성하는 것은 한계가 있습니다.

행사, 전시회, 컨퍼런스, 사교 모임 또는 커피 약속 등 대면 관계를 통한 만남은 더 강한 유대감을 형성합니다.

최초 대면 시에는 호감이 형성될 수 있도록 노력해야 합니다. 만남 시 누군가의 신뢰를 얻을 수 있는 좋은 방법의 하나는 자기 자신에 대해서 가능한 한 솔직하게 이야기하는 것입니다. 살면서 있었던 재미있는 사건에 관해서 이야기하는 것도 좋습니다. 그러나 주의해야 할 점은 상대방이 흥미로워하는 주제나 상대방이 중요하게 생각하는 가치관에서 너무 벗어나서는 안 된다는 점입니다. 진정성만큼이나 신뢰감을 주는 태도는 없습니다.

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가 기업 인사담당자를 대상으로 ‘기업 홍보 활동’에 대한 설문조사를 진행한 결과, 응답자의 65.2%가 ‘홍보실(홍보 담당자)이 따로 없다’라고 답했습니다. 응답 기업 중 별도의 홍보팀이 있는 기업은 34.9%에 불과했습니다.

커리어는 2017년 4월 27일부터 2017년 5월 7일 약 11일간 기업회원 462명을 대상으로 설문조사를 진행하였습니다. 기업회원 유형은 대기업, 중견기업, 외국계투자기업, 비영리단체, 협회, 재단, 의료기관, 외국계법인기업, 공기업, 공공기관 등 다양했습니다.

조사 결과, SNS, 블로그 운영과 보도자료 배포는 기업의 가장 기본적인 홍보 수단인 것으로 나타났습니다.

주된 홍보 활동이 무엇인지에 대한 질문에는 ‘따로 없다’라는 응답이 34%로 가장 많았고, 그다음으로는 ‘SNS 및 블로그 운영(17.9%)’, ‘보도자료(13.2%)’, ‘동영상 & TV 광고(11.1%)’ 순이었습니다.

과반수 기업이 홍보 담당자가 없어 별도의 홍보 활동은 어렵지만, SNS 및 블로그 운영과 보도자료 배포는 기본적으로 진행하고 있음을 나타냅니다.

보도자료는 가장 저렴하면서 효과적으로 기업 인지도를 높이는 홍보 수단 중 하나입니다. 객관적인 톤으로 전문성이 느껴지도록 작성한 보도자료는 브랜드 인지도 향상, 투자자, 고객, 업계 파트너와의 신뢰도를 높이는 효과가 있습니다.

또한 기업 홍보 활동에서 가장 큰 문제는 비용인 것으로 나타났습니다.

회사 홍보 활동 시 겪는 어려움이 무엇인지에 대한 질문에 45%의 기업이 ‘비용 문제’를 꼽았고, 그다음으로 ‘홍보 수단 및 방법의 한계(21.2%)’, ‘기업 인지도 부족(15.8%)’을 꼽았습니다.

는 홍보 인력이나 비용 걱정 없이 쉽게 기업을 홍보할 수 있는 기업 홍보 솔루션입니다. 뉴스와이어를 이용하면 홍보담당자가 없거나 담당 분야 기자를 모르는 기업도 회사의 뉴스를 보도해줄 기자에게 보도자료를 메일로 보내고, 뉴스 클리핑 결과를 스크랩할 수 있습니다. 홍보 담당자가 얻을 수 있는 혜택을 확인하세요.

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기업 간 거래(B2B)는 일반 소비자가 상품을 구매하는 것처럼 순간적으로 이루어지지 않습니다. 거래 단위가 수천만 원에서 수천억 원으로 크고, 산업에 미치는 파급효과도 크기 때문에 기업 간 소비자거래(B2C) 고객보다 더욱 신중할 수밖에 없습니다. B2B 고객은 업계에서의 신뢰도, 안정성, 잠재능력 등을 종합적으로 평가하여 구매 결정을 내리게 됩니다.

그러므로 B2B 기업이 실제 계약과 수주로 이어지기 위해서는 장기간에 걸쳐 신뢰를 쌓는 것이 중요합니다. 광고는 돈을 내면 얼마든지 살 수 있으므로 대중의 신뢰를 받기 어렵습니다. 반면 언론에 보도된 뉴스는 언론인의 검증과 취재를 거쳐 나온 것이므로 대중이 신뢰하게 된다는 점에서 더욱 중요한 역할을 하게 됩니다. B2B 기업 홍보 담당자가 알아야 할 언론 홍보 노하우 7가지를 소개합니다.

전문매체를 공략해야

B2B 기업이 주로 공략해야 할 대상은 업계 전문 미디어입니다. 예를 들어, IT 업체라면 IT업계의 전문매체를 공략하는 것이 적합합니다. 이렇게 얘기하면 많은 기업이 “전문매체는 알려지지 않은 매체가 대부분인데, 과연 여기에 를 배포하는 게 효과가 있을까요?”라고 질문합니다.

업계 전문매체의 주 독자층은 실제 업계종사자이기 때문에 일반 매체에 회사의 뉴스가 보도되는 것보다 파급력이 훨씬 높습니다. 따라서 해당 분야 협회 등 업계 단체가 발간하는 뉴스레터나 업계 주요 신문, 잡지 또는 온라인매체에 홍보하는 것이 효과적입니다.

고객과 대화를 통한 정보 확보

그렇다면 어떤 전문매체에 홍보해야 가장 효과가 있을까요? 회사의 고객 혹은 파트너사에 물어 정보를 얻는 것이 가장 정확합니다.

일반적으로 B2B 홍보 담당자는 제품에 대한 연구, 개발을 해보았거나 회사에서 판매하는 제품/서비스를 직접 사용해본 경험이 없습니다. 따라서 업계에서 주로 소비하는 전문지, 방송 등 언론매체에 대한 정보도 부족합니다.

고객과의 대화는 필요한 정보를 얻을 수 있는 가장 빠르고 정확한 방법입니다. 이때 고객에만 국한하지 않고 회사의 협력업체로까지 범위를 넓히면 더 많은 정보를 모을 수 있게 됩니다.

홍보담당자는 업계 동향에 정통해야

B2B 홍보 담당자는 누구보다 해당 업계를 잘 알고 있어야 합니다. 회사를 대표해서 기자들이 제일 먼저 만나는 사람이기 때문입니다. 기자가 문의할 때 “담당자에게 물어보고 연락해주겠다” “그건,,,”과 같이 한참을 머뭇거리게 되면 신뢰를 잃습니다.

전문지 기자들도 담당 분야가 주기적으로 바뀌기 때문에 해당 분야를 잘 모르는 경우가 많습니다. 또한, 새로 들어온 기자인 경우에도 해당 부문의 지식이 부족한 경우가 있습니다.  이때 업계 기술이나 트렌드에 대해 잘 설명해주고 취재에 도움이 될만한 정보를 제공해주면 기자는 신뢰를 하고 편하게 연락할 수 있는 홍보 담당자로 생각하게 됩니다.

업계를 잘 알기 위해서는 전문지, 조사분석 보고서 등 다양한 출간 물을 읽어보는 것이 중요합니다. 업계에서 주로 쓰이는 용어, 약어와 업계 주요 이슈, 정책 등 회사에 대한 주요 흐름은 물론, 업계에 주요한 영향을 미치는 모든 것은 머릿속에 숙지하고 있어야 합니다.

경쟁사 분석을 통한 홍보 전략 수립

업계 경쟁사의 언론 홍보 활동을 분석하면 주력해야 할 미디어를 좀 더 쉽게 파악할 수 있습니다. 경쟁 업체가 어떤 전문지에 기고, 인터뷰, 기획 기사를 싣고 있는지 확인하고, 해당 매체에 우리 회사가 전할 수 있는 메시지는 무엇이 있을지 찾아보아야 합니다.

에서 경쟁사의 를 검색해보는 것도 홍보 전략을 수립하는 데 도움이 됩니다. 에는 지난 2004년도부터 국내 1만8천개 기업들이 발표한 가 모두 등록되어 있습니다. 경쟁업체가 어떤 시점에 어떠한 보도자료를 발표했는지 파악하기에 좋은 방법입니다. 현재 많은 홍보 담당자들이 에서 경쟁사의 보도자료를 검색하여 시장을 조사하거나, 새로운 전략을 수립하기 위한 아이디어를 얻고 있습니다.

언론사의 입맛을 파악해야

매체별 입맛에 맞는 소스를 제공하는 홍보 담당자의 역할이 중요합니다. 언론사마다 추구하는 기사 주제, 스타일 등이 다르기 때문입니다. 여러 매체에 많이 실려야 할 자료와 중점적으로 비중 있게 다뤄져야 할 자료를 구분하여 언론 홍보 전략을 세워야 합니다.

일반적으로 전문매체 편집장은 산업별 자매지 여러 개를 관리하고 있습니다. 또한, B2C 출판물보다 실을 수 있는 콘텐츠가 적기 때문에, 콘텐츠의 품질과 양을 모두 고려해야 합니다. 전문매체에 효과적으로 홍보하기 위해서는 이들 매체의 입장에서 생각해볼 필요가 있습니다. 해당 매체의 독자층은 어떤 사람들인지, 어떤 스타일의 자료를 좋아하는지 등을 고려하여 적합한 콘텐츠를 송고해야 합니다.

트렌드에 중점을 둔 자료 전달

전문지는 단일 사안에 대한 특종보다는 업계에서 기술과 시장의 트렌드 변화에 주목합니다.그러므로 “회사가 이번에 신제품을 출시했습니다”라고 강조하기보다는 “시장이 현재 이러한 방향으로 변화하고 있는데, 그 때문에 우리 회사를 포함한 경쟁사들이 ~와 같은 제품을 출시하는 움직임을 보인다”는 식으로 포인트를 잡는 것이 좋습니다.

전문지 기자들은 자료를 받으면 이 내용이 특정 업체만의 전략인지, 아니면 다른 업체들도 이러한 움직임을 보이고 있는지 먼저 확인하는 과정을 거칩니다.

우리 회사와 유사 움직임을 보이고 있는 업체 2~3 군데의 정보를 찾아서 전달해준다면 자료의 신뢰성이 높아질 뿐더러, 기자는 취재 활동에 걸리는 시간을 단축할 수 있습니다. 따라서 홍보 담당자에게는 업계 트렌드를 뒷받침할 보고서 및 경쟁사 정보를 찾을 수 있는 능력이 중요합니다. 국내 자료가 없다면 외신을 참고하여 번역하는 것도 좋습니다.

해외에 보도자료 발표해야

글로벌 시장을 대상으로 영업해야 하는 B2B 기업에게 해외 홍보 활동 또한 나날이 중요해지고 있습니다. 해외 홍보에는 여러가지 방법이 있지만 그 중에서 가장 대표적인 방법은 하는 것입니다. 해외 파트너를 찾는 기업과 고객은 영문 뉴스를 통해 기업에 대한 정보를 얻습니다. 뉴스를 보고 이 기업이 신뢰할만한 회사인지 확인합니다. 해외수주, 해외기술 수출을 늘리기 위해서는 기업의 이름, 대표 제품/서비스/기술 등이 검색엔진에 잘 검색되는 것이 매우 중요합니다.

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